L’Ufficio Protocollo e Archivio si occupa della registrazione, su apposito registro informatico, di tutti i documenti prodotti e ricevuti dall’Ente attraverso il servizio postale, per posta elettronica o posta elettronica certificata, via fax o a mezzo corriere, e di quelli consegnati a mano dai cittadini.
Fornisce informazioni sulle registrazioni di protocollo oggi e sull’effettivo ricevimento o smistamento ad altri uffici dei documenti da parte dei vari uffici comunali. Si occupa, inoltre, della spedizione di tutta la corrispondenza inviata dal Comune.
L’Ufficio è responsabile della tenuta del Registro unico di Protocollo Generale, mediante un sistema informatico di gestione documentale. L’archivio di deposito custodisce ordinatamente gli atti amministrativi ricevuti e formati dall’Amministrazione e dai vari uffici comunali, negli ultimi quaranta anni. In seguito gli atti, dopo aver effettuato l’operazione di scarto, vengono trasferiti all’Archivio storico.
Ricerca, consegna, eventuale riproduzione e ricollocazione di tutti i documenti richiesti in visione, sia da parte degli uffici, sia da parte dei cittadini, imprese ed altri Enti.
Ufficio Notifiche e Pubblicazioni:
L’Ufficio provvede alla notificazione degli atti per conto dell’Amministrazione Comunale e di altre Pubbliche Amministrazioni che ne facciano motivata richiesta (ad esclusione dei tributi locali e delle sanzioni al Codice della Strada).
Cura la gestione amministrativa del deposito degli atti giudiziari, le notifiche a soggetti irreperibili, il deposito degli atti per conto di altri enti.
L’Ufficio provvede alla pubblicazione di atti di varia natura del Comune e/o di altre Pubbliche Amministrazioni e alla tenuta dell’albo pretorio.
Ufficio Centralino:
L’Ufficio cura l’assistenza e lo smistamento delle telefonate da e verso il Comune di Maglie.
Organizza e gestisce gli addetti al centralino telefonico comunale.
Ufficio Portierato:
L’Ufficio è prevalentemente finalizzato alla disciplina dell'accesso di estranei. Cura l'attività di prima informazione all'utenza su orari e modalità di svolgimento del servizio al pubblico (laddove previsto).
Indirizza l’utenza agli uffici per i quali fanno richiesta.
Cura l’organizzazione, il ritiro e lo smistamento della posta.